Fuam reorganiza formulários técnicos e administrativos, em ação que visa economia para a instituição

Com objetivo de organizar o fluxo de informações técnico-administrativas na Fundação Alfredo da Matta (Fuam), acaba de ser concluído um criterioso trabalho de reformulação e padronização de todos os formulários utilizados na área administrativa e na área técnica, no atendimento de pacientes. O trabalho, que durou cerca de quatro meses para ser concluído, envolveu todos os setores da Fundação e resultou na redução de 20% dos modelos de documentos que eram utilizados.

“Foram quatro meses fazendo levantamento, análises, revisões, correções e aprimoramentos para que se chegasse à criação dos novos formulários técnicos e administrativos, levando à redução considerável da quantidade de documentos, o que por sua vez resulta em diminuição de custos e também na economia de tempo”, explica o diretor presidente da Fuam, Ronaldo Amazonas.

Os formulários, fichas, mapas, cartões, requerimentos e demais impressos foram todos readequados de modo que agora seguem um padrão único. As redundâncias também foram eliminadas, assim aqueles que continham informações já contempladas em outros formulários foram revisados e readequados, condensando em um só documento, informações antes disponíveis em documentos diferentes, mas que tratavam de uma mesma área ou atividade.

“Posso citar como exemplo os formulários que tínhamos para o atendimento na área de assistência social; de cinco documentos utilizados, elaboramos um só, excluindo o que estava repetido, sem comprometer a qualidade da informação”, explica o diretor presidente.

O trabalho de revisão foi criterioso, de modo a não suprimir nenhum dado importante para o atendimento de pacientes ou para o andamento de atividades administrativas e o impacto na prática diária dos profissionais já é visível; com otimização do trabalho, redução de tempo para o preenchimento de documentos necessários, além de economia em papel e impressão para a instituição.

“Fizemos o levantamento e vimos que tínhamos no nosso almoxarifado 180 modelos de documentos, sendo 170 da área técnica e 10 da área administrativa e já de início vimos que dos 170 formulários técnicos utilizávamos apenas 60, todo o resto estava em desuso, estava ali parado”, explica o Ronaldo Amazonas. A equipe responsável seguiu com o trabalho de reorganização dos documentos e o excesso de papel foi doado para reciclagem.

Ao final, com todos os formulários revisados, codificados e devidamente separados em pastas, conforme o setor, foram totalizados 139 formulários, de dez setores. As impressões ficam a cargo de serviço gráfico contratado ou de impressões realizadas pelo Departamento de Administração. Fim do desperdício e da duplicidade de documentos.